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期刊导读

论企业档案工作管理的方法
On the Management Methods of Enterprise Archives

王素文 WANG Su-wen
(大唐河北发电有限公司马头热电分公司,邯郸 056044)
(Datang Hebei Matou Power Generation Company,Handan 056044,China)

摘要:基层企业档案管理一直是个难点,企业各级人员档案管理意识淡泊是制约档案管理工作的瓶颈。本文通过论述档案监督检查对档案工作管理的促进作用、档案监督检查的方法和主要迎检工作组成,总结出档案监督检查是有效进行基层档案工作管理的重要方法。
Abstract: The archives management in grass-roots enterprise has been a great difficulty, and the bottleneck is the weak archives-management awareness in all levels of personnel. This paper discussed the role of archives supervision and inspection in promoting the management of archives work, the methods of archives supervision and inspection and the main composition of welcome inspection work,and summarized that archives supervision and inspection is an important way for effective grass-roots archives management.
关键词:档案意识;监督检查;规范统一
Key words: awareness of archives management;supervision and inspection;standardization and unification

  中图分类号:G271      文献标识码:A      文章编号:1006-4311(2021)27-039-03      doi:10.3969/j.issn.1006-4311.2021.27.013

0  引言
目前,国家的档案管理制度相对健全,档案工作思路明晰,档案工作的方式方法明确。档案工作是一项涉及所有领导干部,人民群众的大事业,需要社会各方面、各阶层积极配合方能做到档案全面收集。档案全面收集将影响到大数据开发利用,社会事业分析等各个领域,继而推动创新,推动社会事业的发展。然而基层档案管理工作还流于形式,还处于领导不重视,档案管理人员轻视,各基层岗位人员无视的状态。所以档案工作管理必须提上日程,以适应我国社会主义现代化的建设,为实现“第二个一百年”奋斗目标,为共产主义事业奠定基础。
1  基层企业档案工作管理的现状
上面提到,基层档案管理工作流于形式,还处于领导不重视,档案管理人员轻视,各基层岗位人员无视的状态。造成这种状态的原因是:
一直以来,企业各级人员都误认为档案收集、整理处于各项工作的末端,所以在工作进程中没有进行档案管理。
表面上是具体岗位工作人员不能完成文件材料的收集,整理,不能完成文件材料移交工作。实际上,归结原因是过程管理不到位。
一是文件材料移交时大多工作已经汇报完毕,在领导的认识里,工作已经结束,文件材料是否归档不是领导需要关注的事情,因此不能引起领导的重视;
二是在工作的进程中,档案管理被忽略,“四同时,五纳入”无法保障;
三是档案管理员无事可做。要求档案管理员进行全程监督、指导档案的收集、整理工作,前面档案管理未纳入工作管理,档案工作无人接洽,档案管理无法介入过程管理,档案管理员又依何监督,检查什么呢?所以档案管理员的工作难以开展,也就让档案管理员不得不“清闲度日”了。这就造成了工作计划阶段无档案工作计划,资料形成形成阶段不管理,资料移交阶段无资料的局面。
这就是基层企业的档案管理现状。这种档案管理的现状极不利于当前国家治理体系的建设,将造成数据信息的重大确失。所以现代企业必须引起重视,开展档案工作管理。
2  档案法中的档案工作管理
2020年6月20日,党的第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议发布了中华人民共和国第十七号主席令,《中华人民共和国档案法》修订通过,于2021年1月1日开始实施。其中便增加了第六章监督检查专章,对档案工作监督检查的内容和监督检查的行为予以法制化。
档案法第四十二条规定:档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定,可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查:
①档案工作责任制和管理制度落实情况;
②档案库房、设施、设备配置使用情况;
③档案工作人员管理情况;
④档案收集、整理、保管、提供利用等情况;
⑤档案信息化建设和信息安全保障情况;
⑥对所属单位等的档案工作监督和指导情况。
档案法第四十七条还规定:档案主管部门及其工作人员应当按照法定的职权和程序开展监督检查工作,做到科学、公正、严格、高效,不得利用职权牟取利益,不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。
《档案法》对档案监督检查的内容和档案监督检查的纪律进行了法制化规定,由此可见,国家对档案管理的重视,档案管理已进入法治化管理阶段,档案工作的现代化管理已经步入了一个新的时代。
3  档案监督检查对档案工作管理的促进作用
3.1 档案监督检查有利于领导重视档案工作
现在档案工作者面临的一个重要问题就是各级人员的档案意识淡泊,特别是在工作中起主导作用的领导的档案意识尤为重要。由于档案工作缺乏监督检查,致使档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,从根本上说就是对档案工作不重视。领导往往会认为没有检查的工作就是没必要做的事情。故而造成档案工作者孤独地存在于公司管理的角落,无人问津,档案工作者的努力也成为笑话,档案工作难以开展。档案监督检查是一个有效的提高领导档案管理意识的途径。
3.2 档案监督检查有利于公司各项工作规范化
档案是企业和国家的重要财富,档案工作是积累财富的重要途径。从档案看工作,从档案查思路,从档案查进展,从档案查结果。档案工作直接体现了公司各业务的办理情况和员工精神面貌,有些业务部门仅仅是为了应付各种各样的监督检查而做工作,岂不知因为工作的应付性和工作的紧迫性,使得工作错漏百出,如果建立一种检查各业务部门形成的档案的检查方法,那么就能从档案中看到真实的工作精神面貌,表面文章不能再做,功夫都应该下在平时工作的一点一滴中,而且是“有头有尾”。可以以档案工作为抓手,做好各项业务工作管理。
3.3 档案监督检查有利于公司及时发现工作思路和工作方法的正确性,总揽全局
通过管理、统计和总结,可以用数据说明管理的效果,从而验证工作思路和工作方法。如上所述,从档案看工作,从档案查思路,从档案查进展,从档案查结果。企业各项工作如果能够顺利开展并完成文件材料归档,则表示工作责任分工合理,工作方法正确有道,用人有方。否则就应该从人、责、量上分析,我们的工作量分配是否合理?工作责任分配是否合适?人员安排是否得当?工作的方式方法是否可以改进?工作的内容是否可以变更等等,而不是盲目地开展运作,不合理的继续存在,困难的问题一直得不到解决。以档案为抓手做好部门管理,从而总揽全局。
3.4 档案监督检查有利于档案工作规范化
检查工作,历来既是任何管理的必要环节,也是其中的重要内容。档案管理也不例外。通过档案监督和检查,统一要求,统一规范,从而使得形成的档案更加规范,条理更加清晰,脉络更加明确。目前档案工作由于缺乏统一的监督指导,档案工作的规范化相对还比较薄弱。一方面是因为工作细节错综复杂,各项业务规范要求不一,造成档案管理遇到了很多问题。另一方面各级档案部门、各行各业档案部门对于档案整理的理解不同,使得目前档案整理工作参差不齐。通过档案监督和检查,统一标准、统一要求,统一规范,使形成的档案更加规范,条理更加清晰,脉络更加明确,更有利于进馆,也更有利于档案利用和开发。
3.5 档案监督检查有利于促进交流与合作,继而促进档案事业的整体发展
通过档案监督检查可以交流新技术,新思路,新工作方法,促进档案工作开展;还可以通过监督检查发现档案管理的新问题和档案工作的新契机,合作发展,应用区块链技术,档案管理机构之间开展合作开发利用等,从而扎实档案事业发展基础。
综上所述,档案监督检查对档案工作管理有着巨大的促进作用,是档案工作管理的重要方法,开展档案监督检查有利于档案管理各方面的提高,有利于档案事业的发展。
4  档案监督检查的工作方法
4.1 直接检查法
为推动档案工作有效服务国家治理体系和治理能力现代化,国家档案局根据《档案法》《档案法实施办法》制定了《档案检查工作办法》,于2020年12月11日发布,2021年1月1日起执行。其中第二条明确规定:档案主管部门对机关、团体、企业事业单位以及其他组织遵守档案法律法规和规章制度情况进行检查,使用本办法。《档案检查工作办法》规定的综合检查、专项检查的方法是对被检查单位的直接检查法。
由档案行政管理部门直接带队组织档案工作检查,依据事先建立的检查评价标准,明确的检查项目和评价方法,对被检单位提出档案工作监督和指导意见,并制定整改任务,令相关单位予以整改并保持实施,这是最直接的检查方法,但是这种方法过于严肃,而且容易让被检查单位钻空子。
个人认为还可以有以下三种检查方法:
4.2 档案工作调研法
由档案行政管理部门组织对各上级单位、平级单位、下级单位进行档案工作调研,对标管理,交流学习先进档案管理技术、方法,在条件允许的情况下推动本企业档案管理工作发展。这种方式有利于促进协调统一,但是气氛过于活跃,而且你好我好,反应不出实际问题,往往造成症结不解,问题仍在。这种方式只有配合后期管理方能有效。
4.3 业务关注法
当前时代是信息时代,网络发展壮大,促进信息系统融合。档案行政管理部门可以根据工作要求,利用信息系统设置相关权限,监督所属单位的档案工作进展情况。这种方式默默无闻,但能够发现主要问题。不过需要全面掌握,细致思考,仔细分析方能发现问题,耗费管理人员精力太大。
4.4 配合业务工作检查的同时检查档案工作法
不仅仅是档案行政管理部门,其他业务管理部门检查工作时亦能从档案入手,检查档案的齐全、完整,从而反映业务工作的完成情况,执行情况,从而更确定该项业务办理执行的精神面貌。本人更趋向于这种监督检查模式,一方面是对业务工作的检查,另一方面是对档案工作的验证,一方面督促档案人员进行档案管理,另一方面督促文件材料形成人员注意业务的合规性和文件材料的规范性,业务和档案两相促进,也充分体现了抓业务同时必需抓档案的理念。
5  基层企业开展迎检工作,促进档案工作管理
上面谈了档案行政管理部门为档案监督检查而开展工作的方法,利于促进档案工作管理。而基层单位为迎接检查,也要付出努力,规范公司各项管理,依法依规完成迎检准备工作,促进档案工作管理。
①为迎接检查,要完善档案管理制度。很多单位,由于平时档案工作没有做,所以档案管理制度也束之高阁,多年没有修编。为迎接检查,规范档案管理,必须根据档案管理工作新要求和公司的新状况,与时俱进,从档案形成、收集、移交归档流程入手,规范档案管理各环节操作,防止因制度规范不到位而造成档案工作不规范,从制度规范上促进档案工作管理。
②为迎接检查,要开展档案管理调查,把平时没有做的工作做起来。档案管理员工作有了目标,激发了工作的积极性。同时,也是因为有检查,使得领导对于档案工作的重视度提高,档案管理员的建议和意见也容易被采纳。从档案工作领导管理意识上促进档案工作管理。
③为迎接检查,档案管理必须规范执行档案形成、收集、移交归档流程,细致化管理。严格落实档案管理流程,从流程上保证档案形成、收集工作的0遗漏,防止因制度执行不到位而造成档案工作不规范。从制度执行上促进档案工作管理。
④为迎接检查,档案管理员可以利用档案信息系统功能,为档案利用提供最大限度的便利,让基层档案形成者深刻感觉到档案收集的必要性和档案利用的便利性。档案从工作中来,再利用到工作中去,继而产生更大的效益,创造更多的价值,这更能提高基层人员的档案管理兴趣,从根本上提高基层人员的档案管理意识,解决档案形成和收集的难点、弱点。从基层人员档案管理意识上促进档案工作管理。
⑤为迎接检查,充分发挥各级人员的档案管理作用,档案管理员可以做好兼职档案管理人员的培训管理工作。档案工作,基层管理是重要基础,“巧妇难为无米之炊”,基层档案管理工作直接决定了档案有无。而在基层档案管理中,兼职档案管理人员起着举足轻重的作用,他们的技术水平和管理水平直接影响着基层单位形成和收集档案工作的水平,故而,专职档案管理人员的工作重心一方面在编制制度、监督指导各级人员的档案管理上,另一方面便应该放在兼职档案管理人员的技术培训上。在升职空间上,可以保持兼职档案管理人员队伍的相对稳定,培养他们向专职档案员方向提高,即给了他们档案专业学习动力,也保证了档案专业队伍的稳定和延续。从队伍建设上促进档案工作管理。
⑥为迎接检查,档案管理员可以通过档案工作宣传促进档案管理。档案工作宣传要从档案工作成果上着手,宣传档案的作用,“有用方为要”,只有把档案工作的作用充分发挥出来,才能使各级人员“心服口服”,从“服辛”式管理到“信服”式档案管理,变“被动”为 “主动”,从而利于档案收集工作的开展。从全员思想意识上促进档案工作管理。
⑦为迎接检查,档案管理员必须做好档案库房管理。档案实体安全是档案工作红线,档案库房管理是档案实体安全的重要屏障。在公司经济实力许可的情况下,要建设现代化档案库房,一方面,做好标准档案库房建设。另一方面,搞好档案库房配套设施,比如:消毒设施,自动报警设施,自动消防设施,自动空气质量控制系统,门禁系统等等。硬件设施的配套,将会更利于档案保管和开发。从实体管理上促进档案工作管理。
⑧为迎接检查,档案管理员必须谋划提高档案数字化率。档案数字化是档案事业发展的优势体现,随着大数据时代的到来,档案开发和利用的需求日益增加,档案数字化率显得更为重要。档案数字化率是衡量档案信息化建设的重要指标,所以必须做好档案数字化工作。故而作为档案管理人员应该考虑将室存档案尽早完成数字化,以利于后期档案的开发和利用,做出优秀的档案编研作品。从信息化建设上促进档案工作管理。
6  结论
综上所述,通过上监督,下管理,达到档案管理规范化,档案监督检查,一方面掌握要完成把稳舵的工作,另一方面要为档案工作管理撑起帆。
档案监督检查是促进档案工作管理的有效方法,它既是档案管理工作的尺子,也是企业管理的尺子,能够从某种程度上直接反应出企业管理水平而不仅仅局限于反应档案管理水平。开展档案监督检查是进行档案工作管理的重要过程。
档案工作管理过程可以促进企业自身管理能力提高,工作严谨性增强,依法合规建设不断深化,基础业务提质增效。
档案工作管理过程可以促进企业档案资料更加系统、规范、准确,档案可靠性提高,档案资料基础不断丰厚。
档案工作管理过程可以促进档案工作人员精神面貌改善,档案服务能力有效提升,可以应其所需,应有尽有,让利用人用起来舒心,放心,利用档案创新、编研,为企业、国家、社会做出更大贡献。
档案工作管理过程可以促进企业档案信息化建设步伐加快,企业档案安全保障能力持续增强。
开展档案监督检查,促进档案工作管理,将持续助力推进国家现代化管理能力,为早日实现共产主义贡献力量。
7  小结
档案工作管理处处都促使档案管理人员践行档案工作“为党管档、为国守史,为民服务”的神圣使命,为描绘好新时代企业改革发展新画卷作出积极贡献。档案工作使命光荣、责任重大。档案工作管理任重道远。
参考文献:
[1]林华东.完善档案执法监督检查的思考[J].档案建设,2017(5).
[2]赵荣萍,谢虹.完善档案监督执法检查机制[J].黑龙江档案,2000(6).
[3]陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障[J]中国档案,2020(7).

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