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期刊导读

科研院所档案管理多元性探究
Research on Standardization of Archives Management in Scientific Research Institutes

汪艳华 WANG Yan-hua;李瑞宇 LI Rui-yu;梁超华 LIANG Chao-hua;黄思华 HUANG Si-hua
(广东省特种设备检测研究院顺德检测院,佛山 528300)
(Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research Shunde Inspection Institute,Foshan 528300,China)

摘要:介绍了科研院所陈旧档案管理体系导致资料不完整、不规范,严重影响文件传达、服务大众和单位运营的及时有效合理性。针对新形势下如何改革、改善科研院所档案管理模式,建立合理且有特色的管理体系,做到记录表格化、文件手册化、程序常态化的要求,对当前科研档案管理特点和遇到的问题进行技术分析,结合当前时代特色,采用创新思维,加强管理监督,解决文件管理带来的问题。
Abstract: This paper introduces that the outdated archives management system of scientific research institutes leads to incomplete and irregular data, which seriously affects the timely and effective rationality of document communication, public service and unit operation. According to the new situation, how to reform and improve the archives management mode of scientific research institutes, to establish a reasonable and characteristic management system, so as to record the form, document manual, procedure normalization requirements, this article on the current research and management characteristics and problems encountered in technical analysis, combined with the current characteristics of the times, uses innovative thinking, strengthenes management supervision, and resolves problems with file management.
关键词:档案管理;及时有效;规范化;创新思维
Key words: archives management;timely and effective;standardization;creative thought

  中图分类号:G271                                         文献标识码:A                                  文章编号:1006-4311(2018)30-0024-02

0  引言
随着科技的快速发展和时代的进步,我国对科研的实施和推广力度日益加强,而重大科研项目的积极开展离不开众多高校及科研院所的鼎力支持,因此,为加强企业间交流、增强科研院所战略合作、提升自身科研水平同时,各类型的文件及档案将频繁被使用,齐全的档案管理体制将使得企业自身优越性得到提升,从而抓住机会,迎接挑战。
档案规范化管理对科研项目顺利开展起到关键性作用,摒弃陈旧的乱堆乱放查阅繁琐不便、手工记录速度慢、无借阅及归还记录档案丢失等管理制度,采用新型的管理体系使得档案管理制度化、集中化、信息化、常态化才能保障档案在存放和查阅过程中具有安全、持久、高效等优势,提高科研院所的团队运营效率,增强技术创新,为我国的档案管理提供参考,为科技发展做出贡献[1]。
1  档案管理制度化
目前科研院所档案管理中存在人员管理意识欠缺、设备陈旧老化、软件更新不存在更新换代等缺点,这就需要对相关设备硬件及软件进行更换,让电子档案管理的优势得到发挥,让管理人员的职能发挥作用[2~3]。建立一套完善的规章制度,做到工作职责明确、业务衔接顺畅、技术规范清晰。
①建立档案管理责任制。编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,同时编制档案应用状况影响和档案信息。并且随时做好向档案管理部门填报机关单位档案工作统计及其他调查统计表,方便上级部门快速了解该单位,提升监督、检查和指导工作效率。
②建立档案保管制度。档案管理人员须至少4人以上,并定期检查、清点库藏档案和资料,发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。同时档案保存,档案和资料,也必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。此外,档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。
③档案使用和保密制度。档案管理人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全的完整。保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按科研院所管理体系严格执行,其中保密档案及文件材料要妥善保管,绝密档案要单独保管。
2  档案管理集中化
从运行情况看,分散的数据管理易造成:档案管理粗放、占用资源较多、存放地点分散,档案人员素质参差不齐[3]。从集中化的管理角度分析,科研院所应做到:
①加强档案储存管理方式,集中各学院与部门档案资料设立单独档案储存室,并对现有档案按年限、按种类归档,由专门档案管理员负责管理确定档案实效性并适时更新或销毁,并对人员定期进行考核、考评。
②加强档案管理人员间工作协作、经验交流、业务考察和培训等活动,提升专业人员的业务水平,扩充档案管理人员的视野。同时档案管理人员要真正以实际行动处罚,不断学习新的业务知识,提升自己综合素质,从而进一步档案集中化管理水平。
③加强档案的内部控制管理,积极做好每项工作,并在集中化、规范化基础上,协调其他人员积极完善档案的全方位管理。
3  档案管理信息化
传统的档案管理方式由于认为输入与管理档案信息,并无其他设备辅助管理十分复杂而且速度较慢,而机械化的认为管理难免会出现一些错误, 导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障[4-5]。从信息化的管理角度分析,科研院所应做到:
①将“信息”、“资源共享”、“储存与检索”等信息学理论与名词引入档案学,将档案信息资源管理融为一体,提高档案借阅查看率,增进体制内部人员知识水平。
②将档案信息公开化。做到科研信息资源共享、人员技术能力可见的社会化程度,解决科研院所“孤军奋战”、“互不关联”的传统体制,解放被禁锢的科研思维,不仅能够其他使用者全面、准确、快速、方便地提供信息价值,也便于科研院所密切注视社会实践的新发展、新动向,提高知名度。
③建立文件查询管理体系。档案管理者在了解自身需求基础、发展趋势的前提下,系统性地编制档案目录、索引、指南、种类等检索体系材料,有效地帮助档案管理部门快速检索档案资料状况,引导档案使用部门顺利便捷查找档案。
④建立无纸化办公系统。以检验检测报告为例,其出具过程中涉及多人员签字程序,若相关人员因公外出则导致报告出具拖延;报告完成后,在邮寄给相关企业过程中亦有可能造成丢失、损坏等现象;企业在保存报告时,同样存在丢失、损坏、周转不及时等因素,对企业及单位本身都会造成影响。为适应新形势下节能环保和物联网大数据的发展趋势,无纸化办公因具有易学易用性、高度的网络安全性、高度的灵活性等特性,可做到:加快信息传递、规范包公管理流程、提高办事效率。此外,合理的无纸化办公系统可为单位政务信息发布、公文流转、沟通交流、知识管理、日常事务、个人事务、公共信息、系统维护等八大部分提供有力的保障,并能够协同办公系统与人力资源管理、项目管理、资产管理、客户关系管理、档案管理、车辆管理等系统共同构成和畅协同办公平台、数据共享,从而彻底消除了企业内部的信息膨胀和信息孤岛。
4  档案管理常态化
档案管理工作比较琐碎、细致,要求档案管理人员脑勤、口勤、手勤,同时也要求档案使用人员积极配合管理者积极主动地做好档案工作[6],在档案使用中需做到:
①在源头上掐断档案涂改造假的可能。档案在提交管理时必须由当事人签字,确保原件真实性,同时管档科室还需建立相应的台账,杜绝蒙混过关的现象,确保单位档案的公信度。
②注明档案保管及借出种类。由档案管理人员填写《档案使用归还登记表》,并由负责人签字,必要时加盖公章。档案工作人员对所归材料逐一仔细核对,不符合借出时的原始条件,坚决拒收,并向上级汇报。
③做好日常管理的考勤及班次交接,要求档案管理人员积极动手、相互协助、积极交流,按照“一事一记、一年一审”要求,日常奖惩情况和履责评议年终考核情况逐一记录在册,着实做好对各类档案的日常管理。
5  总结
综上所述,科研院所的档案管理工作对于单位自身意义重大,档案管理人员的作用也更需加强。通过建立档信息制度化、集中化、信息化、常态化等多元素相结合才能对自身情况做充分的了解,才能及时有效的发挥各种档案的重要作用,更有助于提高工作效率、提升知名度,才能抓住合作机遇,积极推动科技进步。
参考文献:
[1]沈晓雪,安宁.现行企业档案管理模式下的档案管理成本研究[J].档案建设,2015(9):26-29.
[2]陈阳.党校方案管理规范化研究[J].档案管理,2017(02):93-94.
[3]LIU Qing-guang. Meaning,Features and Building Move of Digital Archives Establi-shment[J].Shandong Archives, 2010(02):10.43.
[4]Liang Gao, Dong Zhao, Fei Pei. Design and Implementation of an ASP NET—based Digital Archives Management System[C]. IEEE, 2012:587-589.
[5]郑勇.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].福建质量管理,2016(15):038.
[6]Shumin Cui. Design and Implementation of the Web Service-based Archives Management System of Universities[C].2013 2nd international Conference on Opto-Electronics Engineering and Materials Eesearch,2013:1398-1401.
[7]张倩.新形势下高校图书馆档案管理工作初探[J].档案管理,2017(06):93-95.

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