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期刊导读

企业办公室和谐管理研究

Research on Harmonious Management of Enterprise Office

牛斐 NIU Fei
(中远天然气技术服务有限公司,济南 250001)
(Zhongyuan Natural Gas Technology Service Co.,Ltd.,Ji'nan 250001,China)

摘要:制度对冲、管理真空、评价失衡、文化脱离等冲突是企业办公室管理工作不可避免的问题。如何管理冲突并合理解决冲突,促进办公室和谐发展,提高办公室管理绩效,是所有企业必须始终深入研究的一项重要课题。本文针对企业办公室管理中存在的不和谐因素,引入和谐管理理论,通过构建和谐管理概念模型,提出促进办公室和谐发展的有效策略。
Abstract: The system hedge, management vacuum, unbalance appraisal and renegade culture are the inevitable problems in the management work of business office. How to manage conflicts and reasonably resolve conflicts, promote the harmonious development of the office, and improve the performance of office management is an important subject for the enterprises. Aimed at the disharmony factors in the enterprise office management, this paper introduces the harmonious management theory, constructs harmonious management concept model and puts forward the effective strategy to promote the harmonious development of the office.
关键词:企业办公室;和谐管理;概念模型
Key words: business office;harmonious management;concept model
  中图分类号:C931.4                                    文献标识码:A                                  文章编号:1006-4311(2017)01-0037-03

0  引言   
“和谐理论”是席酉民在其成为中国第一位管理工程博士的博士论文中提出,并在其后的研究中逐步成为一系列可实际操作的管理理论。和谐管理是组织为了达到其目标,在变动的环境中,围绕和谐主题的分辨,以优化和不确定性消减为手段提供问题解决方案的实践活动。
制度对冲、管理真空、评价失衡、文化脱离等冲突是企业办公室管理工作不可避免的问题。如何管理冲突并合理解决冲突,促进办公室和谐发展,提高办公室管理绩效,是所有企业必须始终深入研究的一项重要课题。本文针对企业办公室管理中存在的不和谐因素,引入和谐管理理论,通过构建和谐管理概念模型,提出促进办公室和谐发展的有效策略。
1  和谐管理理论综述
“和谐理论”是席酉民在其成为中国第一位管理工程博士的博士论文中提出,并在其后的研究中逐步成为一系列可实际操作的管理理论。和谐管理是组织为了达到其目标,在变动的环境中,围绕和谐主题的分辨,以优化和不确定性消减为手段提供问题解决方案的实践活动。
结合和谐管理的特点构建的概念模型,包含以下内容:系统运行基础。组织需要有运行的基础,管理需要有管理的对象,组织应该充分利用自身的优势,整合更多类型的资源参与组织的建设与发展;资源要素要求。资源应该与组织的发展需要相契合,资源投入比例要适度均衡,不同资源之间相互协调,相互耦合;组织管理活动。
合理的管理机构、完善的管理体制及不同管理部门之间的密切协作,能够减少内耗,保证物质流动畅通。实现信息传递无误,组织成员心情愉悦、善于协同,达到组织内部环境的和谐一致;系统运动过程。系统运动是一个不断循环、上升的过程,资源投入一组织管理一内外协调一组织产出一组织发展一吸引新投入,这是组织运动的基本过程;系统内外协调。系统应该能根据外部环境的变化,依靠自身较强的自组织能力与和谐的内部环境,与外部环境相适应,调整自身,维持组织的健康发展;系统目标。系统一系列的运动过程,是为了组织发展与壮大,实现组织和谐发展和吸纳新资源的目标,以及实现组织内部成员的劳动价值。
2  企业办公室管理的不和谐因素、不和谐表现以及其不利影响
2.1 不和谐因素及表现
2.1.1 制度对冲
该方面主要表现在企业制度管理同办公室行政管理间存在不协调情况,如企业中不同的经理都有各自的管理范围,比如后勤经理主司后勤事务,生产经理主司生产任务,因此不同的部门在制度方面也存在一定的差异。该种情况的存在,在实际管理工作开展中办公室则很可能因此同其他部门间形成冲突。从制度对冲角度看来,企业同企业办公室间制度虽然相同,但在具体细节方面,也将存在一定的差异。
2.1.2 管理真空
在办公室职能边缘化发展的情况下,企业办公室管理也因此进入到了一个真空状态。在现今很多企业发展当中,办公室在企业当中的地位逐渐弱化、边缘化,办公室本来具有的服务和组织协调等功能,如今只能做为附属部门专门提供服务,而无法发挥其组织协调功能。作为企业的“行政长官”,办公室却缺少相应的管理执行能力,并因此使其在目标实现方面存在较大的阻碍。
2.1.3 文化脱离
根据文化引领标准在不同职能部门当中理解情况的差异,企业办公室在管理当中则很难实现“和而不同”。在企业发展当中,其文化也将产生很多个分支,并因此使企业在文化引领以及管理目标上存在差异。如生产部门以产量和效益为重,而办公室则以组织协调为重。所属部门职能和工作内容的差异性使得企业办公室在具体文化方面同其余部门间存在不同的需求以及方向,并因此导致企业内部文化不和谐情况的发生。
2.1.4 评价失衡
在现今很多企业发展中,企业其余部门同办公室间在考核标准方面难以形成互补,并因此在管理层次方面存在“短路”情况。如办公室不仅是具体评价的执行者,同时也是评价的考核以及实施者。在该过程中,这种均衡性的存在则很难兼顾企业整体的评价制度,并导致部分偏差情况发生。
2.2 不利影响
上述情况的存在,将会对企业的正常发展产生以下方面影响:第一,难以形成明确的管理目标,在管理实践以及制度体系方面很难达到统一性;第二,将影响到企业的战略管理,在企业文化具体实施中,不和谐环境、功能因素以及人际关系的存在都将对企业的整体发展以及目标实现产生影响;第三,难以综合利用企业资源。不仅不能够统筹实现,也将对企业和谐管理想形成一种伪装,并在对办公室具体功能进行剥夺的情况下误导具体决策;第四,受到企业制度、激励机制以及评价方式的应用,则会使评价方式的公正以及公平性受到影响。
3  和谐管理对企业办公室管理工作的重要意义
和谐管理理念目前已然成为备受企业推崇的一种现代企业管理理念,它在企业中的应用已成为一种主流趋势。随着和谐社会发展理念的盛行,和谐管理理念逐渐蔓延到企业治理领域。自从市场经济体制在我国逐步成型,各行各业的社会分工不断细化,特别是在企业内部治理结构中,各部门既强调分工,又注重协作。企业办公室作为一个有机的整体,其大部分工作需要各部门、各个成员积极协作去才能顺利完成。企业办公室在企业中处于中心枢纽的位置,担负着服务、信息上传下达以及后勤保障的职能。办公室管理环境和日常工作是否和谐,直接关系到各部门的工作状态,所以企业应该高度重视办公室和谐建设。
由于办公室工作任务繁复,在日常工作中难免出现这样那样的问题,可以根据企业实际情况引入和谐管理理念,系统的分析该理念在企业办公室管理环境中应用的可能性与可控性,通过和谐管理模式促使办公室日常工作机制规范化,同时在办公室内部形成层次化的管理结构,将总目标进一步划分为各层次的小目标,基于多层次多目标的实施进一步优化企业管理结构,实现企业管理功能与企业战略的均衡化。严格来讲,可以将和谐管理作为衡量企业和谐管理绩效的参考标准,而不只是将其当作一种社会化的产物,它能为企业优化管理环境提供一套可供参考的标准,对于改善企业办公室管理环境,培育企业核心竞争力大有裨益。 
4  企业办公室实现和谐管理目标的创新思考与具体对策
4.1 以人文本
“以人为本”的理念当中,就蕴含了和谐发展相关内容,在新发展时期中,企业在发展当中则需要积极促进人际关系、企业资源以及企业内外环境的和谐。在该过程中,需要做好企业战略同办公室管理匹配情况的注重,并做好企业战略目标同步的协调。在实际管理中,办公室需要做好时效性的注重,即做好和谐本身激励、促进以及发展作用的注重。作为企业的首脑部门,办公室是企业实施决策的重要辅助,也是评定企业是否和谐的关键指标。在此背景下,企业办公室和谐管理也正是办公室通过对企业资源的充分利用实现战略实施管理的糅合。在这个过程中,办公室必须严格按照战略规划制定配套的和谐管理制度,并根据企业所处的不同发展时期适当调整和谐管理方式,在做好管理手段优化、规范的同时也需要做好企业制度有效性的沟通。同时,也要保证“以人文本”不能只是口号,必须深刻分析企业不同的管理层面,针对各层面存在的不良信息以及动态情况进行整体把控。通过科学、和谐制度的建立做好员工行为规范的规范,在结合企业战略目标的基础上做好企业文化精神塑造,在同企业现有资源积极整合的基础上实现资源整合。在该过程中,人可以说是最为主要的因素,要做好管理工作中人主观能动性的发挥,并因此实现以人为本。
4.2 强化沟通
在办公室工作中,协调是其一项重点职能,协调工作开展的好坏,将直接对办公室工作的效率以及质量产生影响。对此,要想出色的完成办公室工作,高超的协调技术以及良好的协调技能则成为了关键。在工作当中,需要能够充分认识到沟通的过程即为相互协调,并做好管理集中以及高效的注重。要想较好的实现该目标,以人为本仅仅是最为基础的手段,还需要相互间能够体现尊重,更好地实现和谐环境的创造:第一,要加强干部思想道德教育。教育员工做好我国文明的传承,做好“明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献”相关规范的带头落实,保证能够以德感人、以德服人;第二,要做好人际交往中关系的引导。通过有益活动以及制度的落实实现员工同领导、同事同同事间的科学引导,在做到互相帮助、互相信任的基础上共同实现进步;第三,要积极开展法制教育,提高员工的法制观念,运用法律制度和企业规范约束员工行为,保证人际关系的长久和谐。
4.3 文化引领
文化引领作为企业文化建设的创新点,在近年来逐渐成为企业强化办公室管理的有效手段之一。在该项工作中,要将企业文化理解为一种管理方式,将该种概念抽象到企业文化引领当中。在企业办公室和谐管理当中,文化引领首先是一种管理办法,其次才是手段,而其所具有的最大作用,还是在实现企业文化同企业制度和谐发展的基础上实现两者间的融合,将企业绩效管理、战略调整以及文化建设都引领到企业全局发展当中。
4.4 管理创新
制度管理是企业发展的重要命脉,在企业办公室管理中,要从以下方面做好把握:第一,做好行政管理体制建立。从转变职能、简政放权以及理顺关系这几方面改进现行企业管理体制。对于这三部分内容而言,其具有紧密相连的特征,企业必须先转变行政管理职能才能实现简政放权,才可以在逐渐减少直接管理的同时做好宏观方面控制;第二,要做好新环境下办公室职能的界定。首先基于企业内部管理机制明确企业办公室的管理职能和工作任务,在此基础上编制工作计划,最终形成一套相对完整的目标管理体系。确定目标后将目标进一步分解并落实到人,实行目标责任制、岗位责任制。
4.5 优化调整组织结构
通过调整组织结构,可以改善不合理的人力资源格局,从宏观上建立起更符合企业发展要求的办公室管理层的组织结构,这对于改善不和谐的人力资源现状大有裨益。          
5  结论
办公室管理是现今企业发展中的重点内容。在上文中,我们对企业办公室和谐管理进行了一定的研究,需要企业能够做好重点把握,以科学管理方式的应用实现企业办公室的和谐管理,进而实现企业的整体发展。
参考文献:
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